Pokladničná kniha v podvojnom účtovníctve

Pokladničná kniha ukazuje príjmy a výdavky v hotovosti s priebežným zostatkom a porovnáva ich s účtom pokladnice v hlavnej knihe.

Pre koho

Pre účtovníka firmy, ktorá platí v hotovosti a vedie podvojné účtovníctvo.

Kedy

Priebežne pri každom hotovostnom doklade a povinne na konci mesiaca, keď sa stav pokladnice porovnáva s účtovníctvom.

Krok 1: Otvorte knihu a vyberte obdobie

V ľavom menu kliknite na Pokladnica. Hore je karta Obdobie a pokladnica s výberom Pokladnica a dátumami Od a Do. Ak firma pokladnicu ešte nemá, obrazovka to napíše: pokladnica vznikne sama pri prvom hotovostnom doklade.

Pod tým sú štyri čísla: Počiatočný stav, Príjmy, Výdavky a Konečný stav.

Krok 2: Vystavte príjmový doklad

Kliknite na Nový PPD. V dialógu Nový príjmový doklad (PPD) vyplňte Dátum dokladu, Suma v eurách (desatinná bodka, napríklad 123.45), Partner, IČO partnera a Popis. Uložte tlačidlom Vytvoriť PPD.

Krok 3: Vystavte výdavkový doklad

Rovnako funguje Nový VPD, dialóg sa volá Nový výdavkový doklad (VPD) a uloží sa tlačidlom Vytvoriť VPD.

Krok 4: Rozúčtujte doklad na riadky

Bloček býva viac ako jeden náklad. V dialógu je sekcia Rozúčtovanie na riadky: tlačidlom Pridať riadok pridáte za každú položku jeden riadok s poľami Kategória, Suma bez DPH, Sadzba, DPH a stĺpcom Spolu. DPH sa dopočíta zo sumy bez DPH a sadzby, dá sa prepísať ručne (napríklad podľa bločku, keď predajca zaokrúhlil inak).

Rozúčtovanie je nepovinné. Bez neho sa doklad zaúčtuje ako jedna položka, presne ako doteraz. Keď riadky pridáte, ich Súčet rozúčtovania sa musí rovnať sume dokladu, inak sa doklad neuloží a systém napíše, o koľko sa líši. Riadok zmažete tlačidlom Odstrániť.

Krok 5: Sledujte limit hotovosti

Ak suma dokladu prekročí zákonný limit hotovostnej platby, systém pod formulárom aj po uložení ukáže upozornenie Limit hotovosti s citáciou zákona č. 394/2012 Z. z. Doklad sa uloží, upozornenie je na kontrolu, či na platbu nesadá výnimka.

Od 1. 1. 2026 je všeobecná hranica 5 000 eur a hranica medzi fyzickými osobami nepodnikateľmi 15 000 eur. Ak pri doklade nevyplníte IČO partnera, posúdi sa prísnejšia hranica, systém to napíše. V hlavičke knihy sa počet takých dokladov zobrazuje ako Nad limit hotovosti.

Krok 6: Skontrolujte knihu voči účtu pokladnice

V hlavičke sekcie Kniha je chip s kontrolou: Kontrola na 211... sedí, alebo Rozdiel oproti 211... s čiastkou. Kontrola berie do úvahy analytiku konkrétnej pokladnice, ak ju máte nastavenú.

V stĺpci Zaúčtovanie má každý riadok stav: Zaúčtované, Návrh, Stornované alebo Nezaúčtované. Nezaúčtované riadky sú presne to, čo rozdiel voči účtu pokladnice vysvetľuje.

Krok 7: Vytlačte knihu

Tlačidlo PDF otvorí knihu za zvolené obdobie ako súbor na tlač alebo do archívu.

Čo skontrolovať

Konečný stav knihy sa rovná zostatku účtu pokladnice v hlavnej knihe, teda chip kontroly je zelený.
Konečný stav nie je záporný. Záporná pokladnica znamená chýbajúci príjmový doklad.
V stĺpci Zaúčtovanie nie je nič v stave Nezaúčtované.
Doklady označené Limit hotovosti máte posúdené.
Pri dokladoch s rozúčtovaním sedí Súčet rozúčtovania so sumou dokladu a každý riadok má vybranú kategóriu.

Časté chyby

Suma zapísaná s čiarkou. Pole prijíma desatinnú bodku, inak sa doklad neuloží a systém to napíše.
Chýbajúce IČO partnera. Posúdi sa prísnejší limit hotovosti, hoci na platbu mohla platiť vyššia hranica.
Viac pokladníc na jednom účte 211. Ak má každá pokladnica vlastnú analytiku, nastavte ju v Nastavenia, sekcia Základné účty, časť Analytika pokladníc. Bez toho kontrola porovnáva všetko voči jednému účtu.
Rozúčtovanie, ktorého súčet nesedí. Ak riadky nedajú dokopy sumu dokladu, doklad sa neuloží a dialóg napíše, o koľko sa líši. Buď opravte riadok, alebo sumu dokladu.