Zálohová faktúra a prijatá platba: správny postup krok za krokom

Dohodnite zálohu ešte pred fakturáciou

V objednávke alebo zmluve uveďte percento alebo sumu zálohy, čo sa má dodať, kedy, ako sa záloha zohľadní v konečnej cene a čo sa stane pri zrušení zákazky. Jasná dohoda chráni obe strany viac než neurčitá poznámka na doklade.

Dokument na úhradu má klientovi povedať, čo platí a kam. Označte ho zrozumiteľne, uveďte obchodné strany, predmet, sumu a platobnú referenciu.

Čo sa mení po prijatí platby

Po úhrade zaevidujte bankový pohyb a priraďte ho k správnej zákazke. Platiteľ DPH má pri prijatej platbe pred dodaním povinnosť vyhotoviť faktúru v lehote podľa zákona o DPH; Finančná správa uvádza 15 dní od prijatia platby alebo do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola platba prijatá. Presný postup závisí od typu dodania, preto si pri výnimkách overte konkrétny režim.

Neplatiteľ DPH má jednoduchší daňový výpočet, no stále potrebuje správnu evidenciu prijatého preddavku a zrozumiteľnú väzbu na konečné plnenie.

Vyúčtovacia faktúra

Po dodaní vystavte faktúru za celé plnenie a zohľadnite už prijatú zálohu. Klient musí vedieť, aká bola celková cena, aká suma bola uhradená a aký je zostávajúci doplatok alebo preplatok. Nevystavujte druhú plnú faktúru bez odpočtu zálohy; vznikli by nejasnosti voči klientovi aj účtovníctvu.

Príklad: ak je cena služby 1 200 € a klient už uhradil zálohu 400 €, vyúčtovanie ukáže celú cenu, prijatú zálohu mínus 400 € a doplatok 800 €. Pri platiteľovi DPH musí rozpis rešpektovať daňové spracovanie konkrétneho prípadu.

Kontroly, ktoré sa oplatia

Kontrolujte, či sa záloha nepriradila k nesprávnej faktúre, či ju vyúčtovanie zohľadnilo len raz a či sú dátumy platby a dodania pravdivé. Ak sa zákazka ruší alebo mení rozsah, riešte vrátenie a opravu dokladov s účtovníkom. Záloha je jednoduchá len vtedy, keď máte jasnú väzbu medzi objednávkou, platbou a vyúčtovaním.