Export faktúr do Pohody, Omegy a Money S3: kontrola pred importom
Export faktúr do účtovného programu nie je len tlačidlo „stiahnuť XML“. Je to odovzdanie dát, z ktorých účtovník vytvorí účtovné zápisy a výstupy. Preto je najbezpečnejší krátky, opakovateľný manuálny postup s kontrolou pred importom.
Najprv sa dohodnite na rozsahu
S účtovníkom si potvrďte obdobie, typy dokladov a spôsob odovzdania. Do jedného exportu nemiešajte nejasne vystavené, zálohové, vyúčtovacie a opravené doklady bez dohody o spracovaní. Užitočný sprievodný prehľad obsahuje počet dokladov, rozsah čísel, dátumy a informáciu o dobropisoch alebo zálohách.
Čo má sedieť v zdrojových dátach
Pred exportom skontrolujte najmä:
- poradové čísla bez nechcených duplicit,
- dodávateľa, odberateľa a ich daňové identifikátory tam, kde sú potrebné,
- dátum dodania, dátum vyhotovenia a dátum prijatia platby pri zálohách,
- základ dane, sadzbu a sumu DPH pri platiteľovi,
- menu, kurz a typ plnenia pri zahraničných prípadoch,
- väzbu opravného alebo vyúčtovacieho dokladu na pôvodný doklad.
Ak údaj neviete vysvetliť v zdrojovom systéme, import ho nevyrieši. Len prenesie problém ďalej.
Bezpečný prvý import
Pri prvom nastavení neimportujte hneď celý rok. Vyberte malú sadu rôznych reálnych prípadov: bežnú faktúru, platiteľa DPH, zálohu alebo dobropis, ak ich používate. Účtovník overí, či program rozpoznal partnera, dátumy, účty, DPH a číslovanie podľa očakávania.
Po úspešnom teste si zapíšte presný postup: odkiaľ sa export vytvorí, kto ho schvaľuje, kam sa uloží a ako sa označí už odovzdané obdobie. Tým znížite riziko dvojitého importu.
Pohoda, Omega a Money S3
Každý účtovný program má vlastné importné pravidlá a verzie formátov. Neodvodzujte podporu iba z názvu súboru. V eFaktúre si pred použitím overte aktuálne dostupný formát v nastaveniach exportu a jeho kompatibilitu s verziou účtovného programu u účtovníka.
Ak chcete prenos plne zautomatizovať, eFaktúra na to má Konektor: doklady zapisuje do Pohody v reálnom čase cez oficiálne rozhranie mServer a pre ďalšie programy pripravuje súbory automaticky. Ako presne to funguje, vysvetľujeme v samostatnom článku. Aj pri automatizácii však platí: pri finančných dátach je lepšia overená kontrola než automatizácia, ktorej nikto nerozumie.
Krátky checklist na každý mesiac
- Uzavrite zoznam dokladov za obdobie.
- Skontrolujte chyby a neštandardné prípady.
- Vytvorte export a pomenujte ho dátumom a obdobím.
- Odovzdajte ho bezpečným dohodnutým kanálom.
- Po importe potvrďte počet a súčet dokladov.
Takýto postup je pomalší len prvýkrát. Neskôr šetrí čas aj opravy.
Späť na Blog
