Faktúry do Pohody automaticky: ako funguje prepojenie cez mServer
Väčšina firiem dnes odovzdáva doklady účtovníkovi rovnakým kolobehom: na konci mesiaca sa v jednom programe vytvorí export, súbor putuje e-mailom alebo cez úložisko a účtovník ho ručne importuje do Pohody. Funguje to, ale má to tri slabiny — čaká sa na koniec mesiaca, súbory sa strácajú a každé ručné odovzdanie je príležitosť na chybu.
Tento článok jednoducho vysvetľuje, ako sa dá celý kolobeh vynechať: doklad spracovaný v eFaktúre sa v Pohode objaví sám, obvykle do niekoľkých sekúnd.
Tri spôsoby, ako dostať doklad do Pohody
Na začiatok pomôže rozumieť, aké cesty vôbec existujú:
- Ručný export a import — vytvoríte súbor, prenesiete ho, účtovník ho importuje. Najpomalšia cesta, ale plne pod kontrolou. Ako pri nej neurobiť chybu, sme písali v článku o exporte faktúr.
- Sledovaný priečinok — exportné súbory sa automaticky ukladajú do dohodnutého priečinka na počítači účtovníka a účtovný program si ich odtiaľ importuje. Odpadá prenášanie súborov, import je stále dávkový.
- Priame prepojenie cez mServer — doklad sa do Pohody zapíše okamžite cez jej oficiálne komunikačné rozhranie, bez súborov a bez čakania.
Pre Pohodu je najlepšou cestou tretia možnosť. A práve tá si zaslúži vysvetlenie.
Čo je mServer — vysvetlené jednoducho
mServer je súčasť samotnej Pohody. Predstavte si ho ako podateľňu: okienko, cez ktoré môžu iné programy Pohode oficiálne odovzdávať doklady. Pohoda každý takto prijatý doklad spracuje presne tak, ako keby ho účtovník zadal ručne — prepočíta sumy, skontroluje náležitosti a zaradí ho do správnej agendy.
To je zásadný rozdiel oproti nástrojom, ktoré zapisujú priamo do databázových súborov Pohody. Taký zápis obchádza všetky kontroly programu — ako keby niekto v noci vložil papiere rovno do šanónov bez toho, aby o tom učtáreň vedela. Výrobca Pohody priame zásahy do databázy nepodporuje a pri nich hrozí poškodenie účtovných dát. Preto platí jednoduché pravidlo: automatizácia áno, ale len cez oficiálnu podateľňu.
Ako prepojenie funguje v praxi
V eFaktúre sa o prenos stará Konektor — malá aplikácia pre Windows, ktorá sa nainštaluje na počítač, kde beží Pohoda. Typicky u účtovníka. Nastavenie zvládnete za pár minút:
- Účtovník si Konektor stiahne priamo z aplikácie eFaktúra (Nastavenia → Účtovná synchronizácia).
- Prepojenie s firmou sa aktivuje jednorazovým párovacím kódom — žiadne heslá cez e-mail.
- Od tej chvíle sa spracované doklady zapisujú do Pohody samy, vrátane predkontácie a členenia DPH.
Dôležitý detail pre firemné IT: Konektor sa pripája výhradne smerom von, rovnako ako internetový prehliadač. U účtovníka netreba otvárať porty, nastavovať verejnú IP adresu ani meniť firewall. Prístup sa dá kedykoľvek zrušiť priamo v eFaktúre.
Bonus: úhrady sa vracajú späť
Prepojenie nie je jednosmerné. Keď účtovník v Pohode zaeviduje úhradu faktúry, Konektor ju prenesie späť do eFaktúry. Firma tak vidí, čo je reálne zaplatené, bez toho, aby sa na to musela pýtať učtárne — a bez ručného odškrtávania.
Čo ak účtovník nepoužíva Pohodu?
Rovnaký princíp „doklady chodia samy“ funguje aj pre ďalšie programy, len technická cesta je iná:
- Money S3 — doklady vieme odovzdať priamo cez oficiálne cloudové rozhranie Money S3, vtedy netreba inštalovať vôbec nič. Alternatívou je sledovaný priečinok.
- KROS Omega a MRP — Konektor ukladá pripravené exportné súbory do sledovaného priečinka; pri Omege vrátane predkontácií, rozúčtovania po riadkoch a stredísk.
Doklady sa účtujú v programe, na ktorý je účtovník zvyknutý. Automatizuje sa len prenos, nie účtovníctvo samotné.
Na čo si dať pozor — krátky checklist
Aj automatický prenos si zaslúži jednorazovú kontrolu pri nasadení:
- Prvý týždeň si porovnajte počty: koľko dokladov odišlo z eFaktúry a koľko ich pristálo v Pohode.
- Overte na vzorke rôznych dokladov (bežná faktúra, bloček, dobropis), že predkontácie a DPH sedia s tým, ako účtovník účtuje.
- Dohodnite si, kto rieši doklady, ktoré Pohoda odmietne — každý odmietnutý doklad má v eFaktúre viditeľný stav aj dôvod.
- Skontrolujte, že sa úhrady z Pohody správne zobrazujú pri faktúrach.
Po tejto úvodnej kontrole už prenos beží bez zásahov — a mesačná uzávierka sa mení z naháňania súborov na krátku kontrolu počtov.
Kedy sa automatizácia oplatí
Ak firma vystaví a prijme pár dokladov mesačne, ručný export raz za mesiac úplne stačí. Automatické prepojenie sa začína oplácať vo chvíli, keď doklady chodia priebežne — e-shopy, firmy s pravidelnými nákupmi, prevádzky s bločkami — alebo keď účtovník spracúva viac firiem naraz a každá hodina ručných importov je znásobená počtom klientov.
Späť na Blog
