Ako vybrať fakturačný program: kontrolný zoznam pre firmu a SZČO

Začnite vlastným scenárom

Malá SZČO s pár faktúrami mesačne potrebuje iné riešenie než s.r.o. s viacerými používateľmi, zálohami a externou účtovníčkou. Odpovedzte si najmä na tieto otázky:

• Koľko firiem, používateľov a odberateľov bude so systémom pracovať?
• Vystavujete pravidelné, zálohové, vyúčtovacie alebo zahraničné doklady?
• Ste platiteľ DPH a aké sadzby alebo režimy v praxi používate?
• Potrebujete export pre konkrétny účtovný program alebo API pre vlastný systém?
• Kto môže doklady vytvárať, schvaľovať a vidieť?

Takýto zoznam odhalí, či platenú funkciu naozaj potrebujete, alebo ju kupujete len preto, že je v porovnávacej tabuľke.

Overte zákonné náležitosti a zmenu v roku 2027

Systém má umožniť uviesť náležitosti relevantné pre konkrétnu faktúru podľa zákona o DPH, nie iba vytlačiť pekný PDF formulár. Skontrolujte dátum dodania, poradové číslo, identifikáciu strán, položky, dane a prípadné texty k osobitným režimom.

Pri tuzemských B2B faktúrach platiteľov DPH sledujte pripravenosť na eFaktúru od roku 2027. Neuspokojte sa s neurčitým slovom „ready“. Pýtajte sa, aký výstup systém vytvorí, ako bude riešiť doručenie, príjem a archiváciu a čo bude súčasťou ceny.

Dáta, export a kontrola pred importom

Export sa neoplatí hodnotiť len podľa názvu účtovného programu. Pri ukážke si nechajte vysvetliť, ako sa prenášajú odberatelia, položky, dane, čísla dokladov a prílohy. Prvý export vždy skúste na kópii dát alebo na malej vybranej skupine dokladov a skontrolujte výsledok s účtovníkom.

Rovnako dôležité je, či si viete svoje dáta vyexportovať aj pri zmene programu. Zrozumiteľný export a auditovateľná história sú zdravšia poistka než viazanosť na jeden nástroj.

Bezpečnosť nie je len heslo na webe

Pýtajte sa na samostatné používateľské účty, roly, dvojfaktorové overenie, históriu zmien, zálohovanie a postup pri strate prístupu. Ak s dokladmi pracuje účtovník, nepotrebuje nevyhnutne rovnaké oprávnenia ako majiteľ firmy.

Pri bankovom napojení si overte, aké účty a banky sú práve dostupné, aký typ autorizácie sa používa a čo presne sa synchronizuje. Dostupnosť konektorov sa môže meniť podľa banky aj plánu.

Porovnajte celkovú cenu

Do ceny rátajte firmy, používateľov, bankové účty, OCR, prípadné doručenie e-faktúr, podporu a export. Bezplatný plán je dobrý iba vtedy, ak sa zmestí do vášho reálneho objemu a pravidiel. Aktuálne parametre eFaktúry nájdete vždy v cenníku; článok ich nenahrádza, pretože produktové plány sa môžu meniť.

Najlepšia voľba je program, ktorý prejde vaším konkrétnym scenárom na vzorových dokladoch. Pred plateným rozhodnutím si pripravte tri reálne faktúry, jednu prijatú platbu a export pre účtovníka.