Schvaľovanie faktúr pred odoslaním

Tento návod potrebujete, keď chcete, aby koncept faktúry pred vystavením skontroloval a potvrdil ešte niekto iný — napríklad majiteľ alebo správca firmy.

Krok 1: Zapnite schvaľovanie pre firmu

Funkcia je predvolene vypnutá. Zapnete ju v Nastavenia → Doklady → Schvaľovanie (môže ju zapnúť majiteľ alebo správca).

Krok 2: Pošlite koncept na schválenie

1. Otvorte koncept faktúry.
2. Namiesto tlačidla Vystaviť kliknite na Poslať na schválenie.
3. Voliteľne pridajte poznámku pre schvaľovateľa a navrhnite spôsob doručenia po schválení (email, Peppol, alebo bez odoslania).
4. Doklad prejde do stavu Čaká na schválenie a schvaľovatelia dostanú upozornenie v aplikácii, emailom aj push notifikáciou.

Kým doklad čaká na schválenie, nemá pridelené číslo a nedá sa odoslať odberateľovi. Žiadateľ ho môže kedykoľvek stiahnuť zo schvaľovania — vráti sa do stavu koncept a dá sa ďalej upravovať.

Krok 3: Nastavte, kedy je schválenie povinné

V Nastavenia → Schvaľovanie môže administrátor označiť konkrétnu rolu (Správca, Ekonóm/Správca, Ekonóm, Fakturant) ako rolu s povinným schvaľovaním — jej členovia potom nevidia tlačidlo Vystaviť, len Poslať na schválenie. Rola Majiteľ je z povinného schvaľovania vždy vyňatá a člen s oprávnením Schvaľovať doklady môže vystavovať priamo aj v rámci roly s povinným schvaľovaním.

Krok 4: Rozhodnite ako schvaľovateľ

Právo schvaľovať doklady majú predvolene role Majiteľ a Správca (dá sa upraviť individuálne pre člena tímu). Na detaile faktúry čakajúcej na schválenie máte akcie:

• Schváliť a odoslať — faktúra sa vystaví a rovno odošle podľa navrhnutého doručenia.
• Schváliť — faktúra sa iba vystaví, odoslanie urobíte neskôr ručne.
• Zamietnuť… — vyžaduje dôvod (aspoň 3 znaky); doklad sa vráti žiadateľovi do stavu koncept.

Pozor: Ak schválenie a odoslanie zlyhá (napr. výpadok emailu), samotné schválenie zostáva platné — faktúra je vystavená, doručenie zopakujete ručne.

Krok 5: Vypnite schvaľovanie, keď ho už nepotrebujete

V Nastavenia → Schvaľovanie zapnite prepínač Vypnúť schvaľovanie pre túto firmu — skryje tlačidlá schvaľovania aj súvisiace filtre a stĺpce v celej aplikácii.

Tip: Číslo faktúry sa prideľuje až pri schválení, nie pri poslaní na schválenie — do schválenia doklad žiadne číslo v číselnej rade nezaberá.

Súvisiace návody

• Upomienky na neuhradené faktúry
• Vystavenie faktúry — podrobný návod