Prechod od iného poštára bez straty histórie
Prijaté e-faktúry sú daňové doklady, ktoré musíte archivovať – nezávisle od toho, cez ktorého poskytovateľa doručovacej služby (poštára) ste ich dostali. Pri prechode do eFaktúry si ich prenesiete z UBL XML exportu; pri odchode si ich rovnako stiahnete.
Prichádzam do eFaktúry: nahrajte históriu prijatých e-faktúr
Najprv si na portáli Finančnej správy zvoľte eFaktúru ako svojho poštára a aktivujte príjem (Nastavenia → Peppol). Potom v aplikácii otvorte Faktúry → Prijaté e-faktúry → Nahrať e-faktúry, presuňte do okna XML súbory alebo ZIP z exportu predchádzajúceho poštára a kliknite Importovať.
Import beží na pozadí a ukazuje priebeh. Po skončení uvidíte súhrn: koľko dokladov sa naimportovalo, koľko už existovalo a ktoré súbory sa nepodarilo spracovať – vždy s dôvodom (napríklad doklad adresovaný inej firme alebo súbor, ktorý nie je UBL).
Formát UBL, nie PDF
Importujú sa UBL e-faktúry (Peppol BIS Billing 3.0): Invoice aj CreditNote, samostatne alebo v Peppol obálke SBD. PDF a ISDOC do prijatých e-faktúr nepatria – PDF nahrajte do eDokladu.
Doklad musí patriť vašej firme
Odberateľ v XML sa porovná s vaším IČO, DIČ, IČ DPH alebo Peppol ID. Doklad adresovaný inej firme sa neimportuje a v súhrne uvidíte, komu patrí.
Duplicity sú bezpečné
Doklad, ktorý už v eFaktúre máte (rovnaký dodávateľ, číslo, dátum a suma), sa preskočí. Import môžete kedykoľvek spustiť znova.
Nič sa neodosiela ani neúčtuje
Import je len uloženie histórie: nespúšťa Peppol prenos, doručenky, hlásenie Finančnej správe ani nečerpá kredit.
Čo sa prenáša a čo nie
Prenáša sa
- Originálne UBL XML – uložené 1:1 s kontrolným súčtom SHA-256, kedykoľvek na stiahnutie
- Údaje dokladu – číslo, dátumy, dodávateľ, položky, DPH, sumy, platobné údaje (IBAN, VS)
- Prílohy uvedené v XML – PDF a iné súbory vložené priamo v e-faktúre
- Zrkadlo vo výdavkoch – doklad je hneď pripravený na export do účtovníctva
Neprenáša sa
- Úhrady a stav zaplatenia – sú interné pre každý systém; doplníte ich ručne alebo párovaním z banky
- Štítky, poznámky, stavy kontroly – importované doklady dostanú štítok „Import DD.MM.RRRR“
- Doručenky (MLS) a hlásenia FS – tie sa viažu na pôvodné doručenie u predchádzajúceho poštára
Odchádzam z eFaktúry: stiahnite si všetky prijaté e-faktúry
V Faktúry → Prijaté e-faktúry označte doklady (alebo všetky naraz cez výber všetkých strán) a v menu Export zvoľte XML (UBL) ZIP. Stiahne sa ZIP s originálnymi UBL súbormi presne tak, ako boli doručené – vrátane Peppol obálky, ak ju doručenie nieslo. Jednotlivý doklad stiahnete v jeho detaile cez Stiahnuť UBL XML.
Tento ZIP prijme každý poštár aj účtovný program, ktorý pracuje s UBL. Ak sa k nám neskôr vrátite, ten istý ZIP nahráte späť a duplicity sa automaticky preskočia.
Časté otázky
Ako získam export od predchádzajúceho poštára?
Požiadajte ho o export prijatých e-faktúr vo formáte UBL XML (jednotlivé súbory alebo ZIP). Väčšina poskytovateľov ponúka hromadné stiahnutie priamo v aplikácii; ak nie, majú povinnosť vám doklady vydať.
Koľko súborov môžem nahrať naraz?
Naraz najviac 25 súborov a 30 MB na jedno nahratie, pričom ZIP sa počíta ako jeden súbor a môže obsahovať až 500 XML (60 MB rozbalených). Aplikácia väčší výber rozdelí do dávok sama; veľkú históriu rozdeľte do viacerých ZIP archívov.
Prečo mám po importe doklady v stave „skontrolované“?
Pri importe histórie je predvolene zapnuté „Označiť importované ako skontrolované“, aby vám stovky starých dokladov nezaplavili záložku Nové ani výdavky na kontrolu. Ak chcete doklady prejsť jeden po druhom, voľbu pred importom vypnite.
Ako nájdem, čo som naimportoval?
Každý importovaný doklad dostane štítok „Import DD.MM.RRRR“ s dátumom importu. Podľa štítku ich vyfiltrujete, hromadne označíte alebo exportujete do účtovníctva.
Čo sa stane, keď mi predchádzajúci poštár tú istú faktúru ešte doručí?
Nič. Import ukladá rovnaký identifikátor odosielateľa ako reálne doručenie, takže sa doklad rozpozná ako duplicita a nevznikne dvakrát.
Prenesie sa aj história odoslaných e-faktúr?
Odoslané doklady sa importujú cez Faktúry → Import → UBL XML ako bežné vystavené faktúry. Tento návod sa týka prijatých e-faktúr.
Pripravený na
e-faktúru 2027?
Od roku 2027 bude elektronická fakturácia povinná. Zistite ako sa pripraviť a či sa vás e-faktúra týka.